• De jaarwisseling is in zicht, dus het wordt tijd om het jaar af te sluiten. Maar hoe doe je dat als zelfstandige ondernemer?
  • Business Insider geeft zes tips om als zzp’er het boekjaar netjes af te ronden.
  • In sommige gevallen kun je met wat slimme maatregelen nog wat geld besparen, door bijvoorbeeld bepaalde investeringen naar voren te halen of facturen enkele weken op te schuiven.

1. Verschuif je factuurdatum

Voor werkzaamheden die je in december hebt verricht heb je voor de inkomstenbelasting nog tot 15 januari de tijd om een factuur te versturen. Je hebt dus keuze of je deze rekeningen nog dit kalenderjaar de deur uit doet of over de jaarwisseling heen tilt.

Voor de aangifte omzetbelasting is voor de meeste ondernemers de datum van de factuur leidend en niet het moment waarop het geld op je rekening staat. Voor je aangifte over het vierde kwartaal of de maand december moet je dus alle facturen meenemen die in die periode hebt verstuurd.

Gaat je rekening vóór 1 januari de deur uit, dan moet je deze dus meenemen in de laatste kwartaal- of maandaangifte van 2019 en ook direct de btw terugbetalen die op de factuur staat vermeld. Zijn deze rekening op het moment dat je aangifte doet nog niet betaald, dan moet je dat geld voorschieten, want de fiscus maakt geen onderscheid tussen betaalde en onbetaalde rekeningen.

Je kunt er echter ook voor kiezen om deze facturen begin januari te versturen. In dat geval neem je deze facturen pas mee in je aangifte over het eerste kwartaal (of over januari) en hoef je de btw dus pas in april te betalen (of februari, bij een maandaangifte). Op dat moment heb je het geld waarschijnlijk allang ontvangen en hoef je niets voor te schieten. Dat levert een liquiditeitsvoordeel op.

Een ander voordeel van je factuur opschuiven naar januari is dat je je vermogen in box 3 drukt. De peildatum voor de vermogensrendementsheffing is namelijk 1 januari. Verstuur je een factuur in december, dan is er een kans dat het geld nog voor die peildatum op je rekening staat en je hierover vermogensbelasting moet betalen.

Bedenk dus nu al op welke datum je de facturen over je werkzaamheden in december verstuurt.

Er zijn overigens ook ondernemers die gebruik mogen maken van het zogeheten kasstelsel, waarbij wel wordt gekeken naar het moment waarop de klant betaalt. Denk bijvoorbeeld aan winkeliers, kappers en horecaondernemers. Maar lang niet iedereen komt hiervoor in aanmerking. Bovendien is het wel de bedoeling dat je consequent bent: je moet je aangifte altijd volgens hetzelfde systeem doen (dus betaaldatum óf factuurdatum).

… tot op zekere hoogte

Je facturen nog verder uitstellen, heeft geen zin. Je bent wettelijk verplicht om facturen versturen uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je je producten of diensten hebt geleverd. Dus je facturen over je werkzaamheden in december moet uiterlijk 15 januari binnen zijn. Ben je te laat met het versturen van je factuur, dan ben je btw verschuldigd op het moment dat je de rekening had moeten indienen.

Let wel op. Voor de aangifte van de inkomstenbelasting moet je uitgaan van de datum waarop je de werkzaamheden hebt verricht (en dus niet de factuurdatum). Heb je in januari een factuur verstuurd voor werkzaamheden die je in december hebt verricht, dan moet je deze factuur meenemen in je aangifte over 2020 en niet 2021.

2. Doe investeringen nú

Met nog enkele dagen te gaan, is het ook verstandig om even bij te houden hoeveel investeringen in bedrijfsmiddelen je hebt gedaan. Het kan voordelig zijn om bepaalde investeringen nog voor de jaarwisseling te doen of juist over oud & nieuw heen te tillen.

De meest bekende aftrekpost is de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), bedoeld voor ondernemers die kleine tot middelgrote investeringen doen. Heb je dit jaar bij elkaar opgeteld tussen de 2.401 euro en 323.544 euro geïnvesteerd in je eigen bedrijf, dan kun je een deel van dit bedrag als aftrekpost opvoeren.

Zit je nog onder die drempel van 2.401 euro, kijk dan of je wat investeringen naar voren kunt halen, zodat je er alsnog boven komt.

Let wel op: alleen bedrijfsmiddelen die meer dan 450 euro kosten, komen hiervoor in aanmerking. Ook zijn sommige investeringen van aftrek uitgesloten. Dit kun je lezen op de website van de Belastingdienst. Kijk hier even na voordat je je portemonnee trekt.

Zit je tegen de maximumgrens aan, dan is het juist verstandig om geplande investeringen juist over de jaarwisseling heen te tillen, zodat deze alsnog aftrekbaar zijn.

Een afbetaling volstaat ook

Om over 2020 gebruik te kunnen maken van de investeringsaftrek, moet je het bedrijfsmiddel dit jaar wel in gebruik hebben genomen. Is dit niet het geval, dan mag je alleen het bedrag dat je hebt aanbetaald aftrekken. Anders schuift de aftrek door naar het volgende jaar.

Heb je het bedrijfsmiddel pas volgend jaar nodig, dan kun je alvast een deel afbetalen om toch een deel van de kosten te kunnen aftrekken. Pas wel op: je loopt een risico als de leverancier failliet gaat. Zeker in deze coronacrisis is dat wel een aspect om rekening mee te houden.

Met een investering druk je ook je winst en inkomen

Extra investeren kan ook slim zijn om je winst of inkomen als zelfstandig ondernemer te verlagen; zeker als je in een hogere belastingschijf valt of daar dicht tegenaan zit.

De vennootschapsbelasting heeft twee schijven: een laag tarief van 16,5 procent over de winst tot 200.000 euro en een hoog tarief van 25 procent voor de winst daarboven. Dreig je in het hogere tarief terecht te komen of zit je daar al in, dan is het slim om je belastbare winst te drukken door investeringen naar voren te halen.

Dezelfde systematiek geldt voor de inkomstenbelasting voor IB-ondernemers. Als je belastbare inkomen hoger is dan 68.507 euro en je dus in de hoogste schijf valt, loont het de moeite om te kijken of je versneld wat bedrijfsmiddelen kunt aanschaffen.

Houd in je overwegingen wel rekening met aanpassingen in de BIK-regeling (Baangerelateerde investeringskorting) in 2021.

Het kan gunstiger zijn om investeringen juist over de jaarwisseling heen te tillen. Je belastingadviseur kan je daar meer over vertellen.

… maar schuif wel slim

De investeringsaftrek is geen vast bedrag. Er geldt een stelsel met drie schijven, waarbij de aftrek trapsgewijs omlaag gaat naarmate het investeringsbedrag stijgt. De aftrek is het hoogst als je investeringen bij elkaar opgeteld tussen de 2.401 euro en 58.238 euro uitkomen. De tarieven voor 2020 vind je op deze pagina van de Belastingdienst.

Gelet op dit systeem kan het de moeite lonen om investeringen in twee stukken te knippen.

Stel je wil in totaal 80.000 euro investeren, verdeeld over verschillende bedrijfsmiddelen. Kies je ervoor om alle investeringen nog dit jaar te doen, dan kun je 16.307 euro aftrekken. Til je echter de helft van de investeringen over de jaarwisseling heen, dan mag je dit jaar 11.200 euro aftrekken (28 procent over 40.000 euro) en volgend jaar hetzelfde bedrag: in totaal dus 22.400 euro. Dat levert 6.093 euro belastingvoordeel op.

Door je investeringen slim te plannen, kun je dus veel geld besparen.

3. Verzamel alle belangrijke bonnen

Om het jaar ordelijk te kunnen afsluiten en straks geen bonnen van verschillende belastingjaren door elkaar te halen, is het verstandig om nu alvast alle bonnen en in- en verkoopfacturen te verzamelen en overzichtelijk in één map te stoppen. Maak meteen een overzicht van de facturen die nog moeten worden betaald en rekeningen die je zelf nog moet voldoen. Voor inkoopfacturen is de factuurdatum leidend en niet de betaaldatum.

Heb je geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar meegaan, houd dan de afschrijvingen goed bij, want je moet de kosten uitsmeren over meerdere jaren.

Deel vervolgens alle rekeningen die je in 2020 moest betalen overzichtelijk in:

  • bonnen van kosten die je volledig kunt aftrekken
  • kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn (zoals belkosten)
  • rekeningen die je moet afschrijven (zoals een computer)
  • kosten die niet aftrekbaar zijn (zoals een boete van de Belastingdienst, verkeersboetes en bedrijfskleding zonder logo).

Op de website van de Belastingdienst vind je een handig overzicht van alle documenten die je nodig hebt voor je aangifte.

Hoe zat het ook alweer met de omzet- en inkomstenbelasting?

Zoals gezegd boek je omzet die in 2020 is gefactureerd en betaald in 2020. Omzet die dit jaar is gemaakt en gefactureerd en pas in januari wordt betaald, boek je ook in 2020, omdat je de werkzaamheden dat jaar hebt verricht. Dit geldt ook voor je btw-aangifte. Als je in december een rekening hebt verstuurd en weet dat deze pas in januari wordt betaald, moet je dit boeken onder ‘te ontvangen opbrengsten’.

4. Stel de bonnetjes veilig

Bonnen die na verloop van tijd vervagen, zoals kassabonnen op thermisch papier, kun je het best scannen, zodat de tekst leesbaar blijft. Behoud wel het origineel, want je bent verplicht om alle documenten in de originele vorm te bewaren.

Je bent verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Deze bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2020 mag je dus pas in 2028 weggooien. Als je niet aan je bewaarplicht voldoet, riskeer je een boete en strafrechtelijke vervolging, dus wees daar niet slordig in.

5. Check je ritten- en urenadministratie

Een auto van de zaak kan fiscale voordelen opleveren. Je moet dan uiteraard wel een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Check of je de autoritten goed hebt bijgehouden. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

Voor je urenadministratie geldt hetzelfde. Wie door de Belastingdienst wordt erkend als ondernemer, komt in aanmerking voor de zogeheten ondernemersaftrek. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je wel voldoen aan het zogeheten urencriterium. Dat betekent dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet hebben besteed. Kijk voor de jaarwisseling na of je de uren goed hebt bijgehouden.

Heb je je kilometers en uren niet goed bijgehouden, dan wordt het erg lastig om dit later nog te achterhalen, dus check zo snel mogelijk of alles compleet is. En maak een goede back-up.

Overigens kan het zo zijn dat je door de coronacrisis niet aan het urencriterium voldoet, zodat je geen gebruik kunt maken van aftrekposten. De Belastingdienst heeft de regels daarom versoepeld. Voor de periode van 1 maart 2020 tot 1 oktober 2020 mag je ervan uitgaan dat je ten minste 24 uur per week aan jouw onderneming hebt besteed, ook als dat niet werkelijk zo is.

6. Let op de nummering van je facturen

Nu het nieuwe jaar voor de deur staat, is het ook tijd om de nummering van je facturen te checken en ervoor te zorgen dat je na de jaarwisseling goed doornummert. Op elke factuur moet een uniek, opeenvolgend factuurnummer staan, om fraude te voorkomen.

Om facturen makkelijk terug te kunnen vinden, is het verstandig om jaartallen te gebruiken in je factuurnummers. Het is slim om deze aan het begin te zetten, want je weet dan zeker dat de facturen opeenvolgend zijn.

Als je voor de laatste factuur van 2020 hebt gekozen voor nummer 2020.00169, kun je voor de eerste factuur van 2021 kiezen voor factuurnummer 2021.00001 of 2021.00170. Je bent dus niet verplicht om elk jaar met 1 te beginnen. De enige eis is dat de facturen chronologisch zijn genummerd.

Zorg er wel voor dat je bij je factuurnummer voldoende ruimte hebt om te kunnen doornummeren. Als je begint met factuurnummer 202001, kun je dat jaar slechts 99 facturen versturen.

Lees ook: